参会人员通过会议签到机，系统会快速识别记录参会人员信息，实时显示参会人员基本信息资料，实现参会人员出席签到、身份认证、统计、查询、检索等各项管理工作，签到情况均可实时显示在屏幕上。有效保障了多人同时签到，节省签到时间，快速完成会议签到工作。
当参会人员到会签到时，由于忘记带卡、卡损坏等特殊情况下，可通过会议管理工作者通过核实参会人员信息后，在系统中实施手工签到，以确保签到数据准确性。可自行添加参会人员基本信息资料，包括姓名、单位、电话等各种基本信息资料，并且可设置会场情况、会议发布时间、会议介绍、会议安排概况等。
“二维码签到系统”可根据会议签到情况，进行各项参会人员签到情况的信息统计、查询及检索，并且所生成统计报表均导出并打印。
由此可见，该电子签到系统充分整合了邀请函发送、席位查询、来宾签到、签到状态查询等各项功能，以“高效、便捷、创意、尊贵、环保”的签到方式，广泛应用于各种商务会议、政府会议、学术会议、培训活动、公司年会、品牌推介会、新产品发布会、电子问卷调查及多媒体公告板等，让每一位来宾共同分享非同一般的签到体验。
条形码签到需要一套系统的支持，这套系统包括：条形码阅读器、条形码生成器、服务器等，系统提前为每位参会者提前生成条形码，并将条形码直接打印或贴在参会者的邀请函或会场出入证上，参会者持印有条形码的请柬或证件即可实现签到。
条形码系统的标签是由一组宽度不同的平行的条纹与空白，按照标准编码规则组成的标识，可以代表字母，数字等信息。其读写器则是激光扫描器，条码扫描枪。应用领域包括商品零售，图书流通，以及医疗卫生等领域。条形码大约在上世纪70年代开始被采用，使用范围日益扩大，至今已经有20余年的历史。